یک دفتر با دکوراسیون و طراحی زیبا می‌تواند عاملی تاثیرگذار در جذب و حفظ کارمندانی بااستعداد و توانمند باشد. این روزها خیلی از محیط‌های کاری سعی کرده‌اند با ایجاد فضاهای کاری مشترک، استفاده از دیوارهای شیشه‌ای، اجرای طراحی‌های مدرن و… فضایی جذاب و شکیل برای کارمندانشان ایجاد کنند. وجود چنین فضایی بی‌شک افرادی را که برای مصاحبه وارد شرکت می‌شوند، تحت‌تاثیر قرار خواهد داد. این نوع سازمان‌ها اصطلاحا به شرکت‌های open office شهرت دارند. یکی از دغدغه اصلی کارفرمایان در این سازمان‌ها کاهش صداهای مزاحم محیط است. در ادامه این مطلب ضمن بررسی مزایا و معایب اوپن آفیس، به بررسی امکان کاهش صداهای مزاحم محیطی خواهیم پرداخت.

Open Office، بله یا خیر؟

این نوع سازمان‌ها هم مانند هر شرکت و سازمان دیگری، مزایا و معایب خودشان را دارند، اما طبق بررسی‌ها به نظر می‌رسد مزایای چنین شرکت‌هایی به مراتب بسیار بیشتر از نقاط ضعف آن است. بنابراین طبیعی است که سازمان‌ها به سمت چنین چیدمان و دکوراسیونی گرایش پیدا کنند. اما نقاط قوت و ضعف این سازمان‌ها دقیقا چیست؟

نقاط قوت سازمان‌هایی با فضای باز

شرکت‌هایی با فضاهای باز یا همان open officeها مزایای بسیاری زیادی دارند. از جمله این مزایا می‌توان به وجود نور طبیعی در این محیط‌ها اشاره کرد. تحقیقات Mirjam Muench نشان داده افرادی که در طول ساعات کاری تحت نور مصنوعی قرار می‌گیرند، زودتر از افرادی که با نور طبیعی کار می‌کنند احساس خوابالودگی پیدا خواهند کرد. همچنین در سازمان‌هایی که به شکل open office فعالیت می‌کنند، اغلب فضای سبز وجود دارد. مطالعات درباره محیط‌های کاری مختلف نشان داده وجود منظره‌ای از طبیعت باعث می‌شود کارمندان کمتر دچار بیماری، ناامیدی، بی‌انگیزگی و… شده و از نظر جسمی هم سالم‌تر و شاداب‌تر به نظر بیایند.

این نوع از سازمان‌ها همچنین از نظر اقتصادی مقرون‌به‌صرفه‌تر هستند و نسبت به شرکت‌هایی که اتاق‌های اختصاصی و دفاتر خصوصی دارند، هزینه‌های کمتری برای صاحبان کسب‌وکار دارند.

کاهش صداهای مزاحم محیط

نقاط ضعف اوپن آفیس‌ها

اما کنار همه این مزایا، چیدمان‌های open office نقاط ضعفی هم دارند. یک مطالعه در سال 2013 از دانشگاه سیدنی نشان داد که کمبود حریم خصوصی و صداهای مزاحم بزرگ‌ترین و بدترین مشکلی است که کارمندان چنین سازمان‌هایی با آن مواجه هستند.

علاوه‌براین یک مطالعه در سال 2014 توسط Steelcase و Ipsos نشان داد که کارمندان به دلیل حواس‌پرتی ناشی از سروصدا روزانه 86 دقیقه از عملکرد مفید و تمرکز حواس خود را از دست می‌دهند. تقریبا هر کارمندی می‌تواند یک یا دو مورد از تجارب خود درباره حواس‌پرتی آزاردهنده ناشی از صدای بلند یا مزاحم تعریف کند.

این حواس‌پرتی می‌تواند شروع مکالمه از سمت یکی از همکاران، صداهای ناشی از فعالیت یک پرینتر با صدای بلند، یک سیستم گرمایش و تهویه مطبوع یا زنگ تلفن همراه اطرافیان باشد. حالا این سوال پیش می‌آید که آیا داشتن یک open office و حفظ صلح و آرامش همزمان ممکن است؟ طبق بررسی‌های ما چندین کار وجود دارد که چنین سازمان‌هایی می‌توانند برای کاهش صداهای مزاحم محیط انجام دهند. در این مطلب از کاغذرنگی به بررسی این ایده‌ها خواهیم پرداخت.

کم کردن صداهای مزاحم محیط

1. فضاهای آرام اختصاصی فراهم کنید

مانند یک خودروی آرام که داخل قطار است یا یک کتابخانه وسط شهر، در چنین سازمان‌هایی می‌توان یک اتاق خالی یا یک اتاق کنفرانس بلااستفاده را به یک اتاق کاملا ساکت تبدیل کرد. کارمندانی که می‌خواهند دقیقا روی یک کار یا پروژه مهم تمرکز داشته باشند، می‌توانند به چنین اتاق‌هایی مراجعه کنند. این فضاها برای کارهای غیرگروهی تعیین شده و نباید برای مکالمات دو یا چند نفره از این اتاق‌ها استفاده کرد.

در چنین اتاقی که برای کاهش صداهای مزاحم محیط در نظر گرفته شده، هر کارمندی باید بتواند احساس کند که نسبت به یک میز مشترک یا حضور کنار سایر همکاران خود، عملکرد بهینه‌تری خواهد داشت.

کاهش صداهای مزاحم محیط

2. فضاهای ویژه صدای بلند هم طراحی کنید

در مقابل داشتن اتاق‌های سکوت در چنین سازمان‌هایی، می‌توان مناطقی را هم در اطراف دفتر تعیین کرد که کارمندان را به تعامل، بحث و گفتگو تشویق می‌کند. مناطقی مانند سالن غذاخوری، اتاق بازی یا حتی اتاق‌های ویژه مکالمات تلفنی! در چنین فضاهایی کارمندان باید احساس راحتی داشته باشند و بتوانند بدون دغدغه کاهش صداهای مزاحم محیط به راحتی با هم گپ بزنند.

برای مثال طراحی فضاهایی مشابه اتاقک‌های تلفن‌های عمومی قدیمی اما با دیوارهای ضخیم و فضایی آکوستیک می‌تواند کارمندان را به این فرهنگ ترغیب کند که بدون ایجاد مزاحمت برای دیگران می‌توانند به راحتی با تلفن همراه صحبت کنند.

کاهش صداهای مزاحم محیط

3. با افزایش صدای پس زمینه، صداهای مزاحم را پوشش دهید

شاید کمی عجیب به نظر برسید اما زیاد کردن صداهای طبیعی محیط می‌تواند واقعا فضا را آرام‌تر نشان دهد. تحقیقات نشان می‌دهد که صداهای محیط در ذات خود باعث حواسپرتی نمی‌شوند و در واقع این صداهای ناگهانی هستند که باعث بر هم خوردن تمرکز اطراف می‌شوند. بنابراین صداهای نامفهوم و گفتگوهای زمزمه‌وار که غیرقابل‌فهم هستند، کمتر باعث حواسپرتی کارمندان خواهند شد.

پس با افزودن صدای محیطی مداوم با سطح پایین به محیط می‌توان به کاهش صداهای مزاحم محیط کمک کرد. صداهایی مانند صداهای سفید شبیه به صدای جریان هوا، به پوشش دادن صدای مکالمات اطرافیان کمک قابل‌توجهی می‌کند و نادیده گرفتن صدای دیگران را آسان‌تر خواهد کرد.

کاهش صداهای مزاحم محیط

4. بدون برهم زدن طراحی، تجهیزات جاذب صدا اضافه کنید

برای سازمانی که دارای مشکلات شدید سر و صدایی است، مثلا مراکز تماس و پشتیبانی کنار سایر کارمندان قرار دارند و…، چند راهکار فیزیکی برای کاهشکاه صداهای مزاحم محیط وجود دارد که در عین کارآمدی بسیار شیک هستند.

هرچند خیلی از دفاتر بازسازی شده از کفپوش‌های چوبی شیک استفاده می‌کنند، اما این سطوح سخت در جذب صدا عملکرد بسیار ضعیفی دارند. بنابراین استفاده از مواد نرم‌ مانند موکت‌های شیک اداری می‌تواند به حداقل رساندن نویز و صداهای مزاحم کمک کند. پارتیشن‌های مکعبی و بعضی متریال‌های آکوستیک ویژه استفاده در سقف هم می‌توانند صدا را مسدود کنند، البته چنین مصالحی چندان زیبایی ندارند.

سازمان‌هایی که بودجه بیشتری دارند، می‌توانند خلاقانه‌تر عمل کنند. بعضی از متریال شیک و گران‌قیمت هستند که می‌توانند به خوبی صداها را جذب کنند و کنار عملکرد خوب، رنگ، طرح و مدل‌های گوناگونی دارند. حتی می‌توان طراحی هنری دیوارها و دکور آن‌ها را با مصالحی پیش برد که مواد عایق صوتی هستند. متاسفانه این مواد اغلب بسیار گران هستند اما شرکت‌هایی که سکوت در آن‌ها حیاتی است، می‌توانند روی چنین چیزی سرمایه‌گذاری کنند.

کم کردن صداهای مزاحم محیط

5. افزایش فضای سبز و کاهش صداهای مزاحم محیط

علی‌رغم همه مواردی که گفته شد اگر دنبال راهکاری آسان‌تر و البته طبیعی‌تر برای کاهش صداهای مزاحم محیط کارتان هستید، می‌توانید از گیاهان کمک بگیرید. همان‌طور که وجود درختان کنار مسیر بزرگراه‌ها باعث کاهش میزان آلودگی صوتی می‌شود، استفاده از گیاهان به عنوان یکی از جاذب‌های صداهای مزاحم می‌تواند به شما در ایجاد محیطی آرام و کاهش نویزها کمک کند.

علاوه‌براین درختان و گیاهان مزایای دیگری هم دارند و می‌توانند باعث افزایش سطح اکسیژن محیط کار شوند. همین موضوع به عملکرد بهینه کارمندان و ایجاد فضایی سرسبزتر و با نشاط‌تر هم کمک خواهد کرد. شناخت بهترین گیاهان آپارتمانی برای سازمان‌ها می‌تواند به انتخاب گیاه مناسب به شما کمک کند.

ساخت دیوار سبز در محل کار

اگر سازمان شما قصد ندارد هیچ یک از این راهکارها را برای سازمان فضای باز شما عملی کند، هنوز هم راهکارهای فردی مختلفی وجود دارد که می‌تواند برای بهبود شرایط به نفع خودتان از آن‌ها استفاده کنید.

1. صحبت و مذاکره کنید

اگر متوجه شدید صدای بلند پرینتر، دزدگیرها، درب‌ها، تهویه و… باعث حواسپرتی بیش از حد شما شده و در کارتان مشکلاتی به وجود می‌آورد، با مسئولان فنی سازمان یا تیم منابع انسانی درباره این شرایط صحبت کنید. خیلی اوقات افرادی که با شما در یک بخش کار نمی‌کنند از مشکلات پیش روی شما آگاهی ندارند و این کاملا طبیعی است، اما اینکه شما چنین مواردی را به آن‌ها گزارش دهید یا خیر با شماست.

شما می‌توانید برای کمک به حل معضل کاهش صداهای مزاحم محیط با سایر همکارانتان هم صحبت کنید و از آن‌ها ایده بخواهید. یک کارمند مبتکر که به خوبی فعالیت‌های بهبوددهنده را هدایت می‌کند، به مراتب از کارمندانی که تنها نارضایتی خود را اعلام می‌کنند، ارزشمندتر است.

همفکری با سایر همکاران

2. از نشانگرها استفاده کنید

اگر متوجه شده‌اید که همکاران شما اغلب برای گپ و صحبت کنار میز شما می‌آیند و در کار شما اختلال ایجاد می‌کنند، باید دنبال راهکاری برای کاهش میزان گفتگوها باشید. اگر می‌توانید جای خود را به فضایی دنج تغییر دهید یا درب واحد خود را ببندید. اگر فضای کاری شما خیلی باز است و دری برای بستن وجود ندارد، یک راهکار بسیار جالب و البته بامزه برای کاهش گفتگوهای غیرمنتظره این است که از تصاویر و ایموجی‌های فان استفاده کنید.

شما می‌توانید بالای لپ‌تاپ یا میز کار خود یادداشت و ایموجی طنز و بامزه‌ای قرار دهید که نشان می‌دهند درحال‌حاضر شما خیلی شلوغ هستید و فرصتی گپ زدن با همکارانتان را ندارید. پس از پایان کار خود می‌توانید خودتان سر میز آن‌ها رفته و به احوالپرسی با آن‌ها بپردازید.

3. برای کاهش صداهای مزاحم محیط از هدفون استفاده کنید

اگر هیچ‌ یک از راهکارهای گفته شده به کارتان نمی‌آید، یکی از بهترین شیوه‌ها برای حفظ تمرکز استفاده از هدفون‌هایی با گوشی‌های بزرگ است. بنابراین بد نیست حین کار از هدفون استفاده کنید. استفاده از هدفون به آن معنی است که دوست ندارید کسی مزاحم شما شود. هدفون برای کارمندانی که در محیط‌های کاری باز فعالیت می‌کنند، انتخاب مناسبی است. فراموش نکنید هندزفری با آن گوشی‌های کوچک داخل گوشی نه از نظر عملکرد و نه از ظاهری نمی‌تواند چندان کمکی به افزایش تمرکز شما و عدم نزدیک شدن افراد دیگر برای شروع گفتگو با شما داشته باشد.

تاثیر هدفون در کاهش صدا

هرچه محیط کاری برای کارمندان بهینه‌تر باشد، آن‌ها می‌توانند عملکرد بهتری از خود نشان دهند. این موضوع در مرحله اول به نفع سازمان خواهد بود. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم اگر صاحب کسب‌وکار هستید، کاهش صداهای مزاحم محیط کار را برای کارمندان خود جدی بگیرید. اگر هم کارمندی هستید که در چنین فضایی کار می‌کنید، بدون غر زدن دنبال راهکاری برای افزایش میزان تمرکز خود باشید تا آسایش بیشتری داشته باشید. اگر شما هم ایده‌ای در این زمینه دارید، آن را با مخاطبان کاغذ رنگی در میان بگذارید.