مدیریت پروژه شامل بخش‌های مهمی مانند برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی پروژه می‌شود. ابعاد مختلفی در این فیلد کاری مطرح است که هر مدیر پروژه باید آن را بداند. فرقی نمی‌کند که پروژه‌ای کوتاه مدت را آغاز کرده‌اید یا یک کار چند ساله! در هر صورت لازم است قواعد کلی کار را شناخته و حتما آن‌ها را رعایت کنید. همچنین یک مدیر پروژه باید توانایی مدیریت منابع مالی، نیروی انسانی، تجهیزات و زمان را داشته باشد تا بتواند در زمان معین به اهداف مشخص برسد. این مطلب از کاغذرنگی به شما کمک می‌کند تا نسبت به موارد مربوط به این موضوع آگاهی کامل پیدا کرده و بتوانید یک پروژه را به بهترین شکل مدیریت کنید.

اصلا مدیریت پروژه چیست؟

در یک نگاه کلی و با حذف جزییات می‌توان گفت مدیریت پروژه مجموعه قوانینی است که با استفاده از آن‌ها می‌توانید نیروی انسانی یک تیم را مدیریت کرده و برای شروع، برنامه‌ریزی پروژه، انجام کارها، بودجه‌بندی و… آن اقدام کنید.

برای شروع این کار باید این روندها را درنظر بگیرید: برنامه‌ریزی، شروع، اجرا، نظارت و خاتمه. از اول تا آخر، هر پروژه به طرح‌هایی نیاز دارد که مشخص کند چگونه مراحل ساخت و پایان پروژه انجام شود. پروژه‌ها در هر رشته و صنعت جنس و دغدغه‌های مختلفی دارند.

برای مثال، در معماری، پروژه ابتدا با یک طرح شروع می‌شود و سپس با کنارهم چیده شدن هزاران قطعه، یک ساختمان کامل شکل می‌گیرد. هر پروژه معمولا شامل بودجه و بازه زمانی برای تحویل است. شما با مدیریت هرکدام از پروژه‌ها می‌توانید بودجه را مدیریت کرده و حساب شده آن را پیش ببرید تا پروژه در زمان مقرر به پایان برسد.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه به عنوان یک رشته شناخته می‌شود که شامل شروع، برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل کار تیمی است. شما با این کار می‌توانید نیروها را مدیریت کرده و به هدف یا اهداف مشخص شده برسید. این اهداف می‌توانند، توسعه یا تولید محصولات و خدمات باشند. در این رشته می‌توانید با استفاده از ابزارهای مختلف، نرم‌افزارهای مدیریت کارها یا همان Task Manager، مجموعه متخصصان، دانش، روش‌ها و تکنیک‌ها پروژه و کارها را مدیریت کنید. هدف اصلی این کار رسیدن به اهداف مشخص شده پروژه در بازه‌های زمانی مشخص است.

پروژه‌ها همیشه موقتی هستند و شما با مدیریت آن‌ها می‌توانید آن‌ها را کنترل کرده و بیشترین بازدهی را دریافت کنید. هر پروژه در یک زمان مشخص شروع شده و پس از رسیدن به اهداف، تمام می‌شود.

همان‌طور که گفته شد پروژه‌ها به تناسب هر رشته و صنعت متفاوت هستند و دغدغه‌های مختلفی پیش روی مدیران پروژه قرار می‌دهند. همین تکراری نبودن و چالش‌های جدید است که مدیریت پروژه را به یک شغل و تخصص جذاب تبدیل کرده است. شما به عنوان مدیر پروژه در هر پروژه با افراد، تیم‌ها، تخصص‌ها و حتی سازمان‌های مختلفی همکاری دارید تا اهداف پروژه را قابل دستیابی کنید.

مدیریت پروژه

هر پروژه چه ویژگی‌هایی دارد؟

هر پروژه را می‌توان در چهار بخش مختلف مورد بررسی قرار داد. در ادامه هریک از ابعاد پروژه را بررسی می‌کنیم.
پروژه‌های سازمانی به طور کلی سه ویژگی دارند:

اولا؛ همه پروژه‌ها پیچیدگی خودشان را داشته و یک فعالیت روتین نیستند.

همان‌طور که گفته شد همه پروژه‌ها برای دست پیدا کردن به یک هدف خاص تعریف می‌شوند. در همه پورژه‌ها باید بین دپارتمان‌ها، واحدها، تیم‌ها، متخصص‌ها و… ارتباط سازنده‌ و هماهنگی شکل بگیرد. برای وجود این ارتباط باید فردی با زبان مشترک وارد عمل شود.

ابنجاست که نقش مدیر پروژه معنا پیدا می‌کند. یک مدیر پروژه به خوبی بین تیم‌های فعال در پروژه ارتباط برقرار کرده و نیروی انسانی پروژه را مدیریت می‌کند. به این ترتیب افراد می‌توانند در صلح کامل و با کمترین اختلاف نظر کنار هم پروژه را پیش ببرند.

پروژه‌ها پیچیدگی خودشان را داشته و یک فعالیت روتین نیستن

دوما؛ همه پروژه‌ها از نظر بودجه، زمان و منابع محدود هستند.

هر پروژه‌ای به تناسب وضعیت، اهداف و مسیر خود، افراد را کنار هم جمع می‌کند تا برای مدت محدود با بودجه مشخص کنار یکدیگر کار کنند. کنار این مورد، باید بدانید پروژه‌ها در بازه زمانی نامحدود ادامه پیدا نمی‌کنند، بلکه در تاریخ مقرر تمام شده و پس از آن تیم‌های دخیل در پروژه از آن جدا می‌شوند. به این ترتیب پس از اتمام پروژه، تیم پروژه کاملا منحل خواهد شد. علاوه‌براین بودجه پروژه‌ها هم محدود است.

به این ترتیب مدیر پروژه باید بتواند منابع انسانی، زمان و بودجه پروژه را به درستی مدیریت کند تا این منابع محدود را به بهترین شکل برای دسترسی به اهداف پروژه استفاده کند.

سوما؛ پروژه‌ها برای دستیابی به هدف یا اهداف خاصی تعریف می‌شوند.

یادتان باشد در مجموع چیزی به عنوان تیم پروژه با افراد متمرکز وجود ندارد؛ چراکه هر تیم پروژه‌ای به تناسب اهداف پروژه کنار هم قرار می‌گیرند. به عبارت دیگر این اهداف پروژه است که تیم، زمان و بودجه آن را مشخص می‌کند.

بنابراین مهم است که بدانید افراد ثابت و مشخصی به عنوان تیم مدیریت پروژه وجود ندارند، بلکه فقط ماهیت خود پروژه ثابت و همیشگی است.

مدیریت پروژه

چهارما؛ پروژه‌ها با توجه به نیاز و درخواست مشتری شکل می‌گیرند.

تفاوتی ندارد مشتری شما یا همان درخواست‌کننده پروژه یکی از دپارتمان‌های داخلی سازمان باشد یا فرد خارج از آن! تنها موضوع مهم این است که هدف اساسی پروژه‌ها پاسخگویی به نیاز و درخواست کارفرما است.

خیلی اوقات افراد درگیر پروژه به دلیل پیچیدگی‌های پروژه مسیر حرکت خود و تیم را فراموش کرده و با دسترسی به اولین موفقیت در پروژه، همه اهداف پروژه را فراموش می‌کنند و نیاز کارفرما به فراموشی سپرده می‌شود. یادتان باشد درخواست‌دهنده پروژه اهداف و نیازمندی‌های مشخصی دارد و اگر این خواسته‌ها برآورده نشود، پروژه شکست‌خورده تلقی خواهد شد.

پروژه‌ها با توجه به نیاز و درخواست مشتری شکل می‌گیرند

پنجما؛ چرخه عمر پروژه‌ها مشخص و محدود است.

هر پروژه‌ای عمر محدود به خود را داشته و باید در بازه زمانی مشخصی تعیین تکلیف شود. چرخه عمر پروژه و اهمیت تعهد به زمان‌بندی پروژه به همان معنای پیشرفت پروژه است. در چرخه عمر پروژه، چهار مرحله مختلف تعریف شده است:

  • مفهوم‌سازی

در قدم اول پروژه باید برای همه افراد دخیل در آن به طور کامل تفهیم شود. این کار به افراد کمک می‌کند بدانند چه نقشی، چه سهمی، چه تاثیری و چه فعالیت‌هایی در پروژه دارند. این مفهوم کردن اولیه برای تعیین و اعلام اهداف پروژه است تا هرکس بداند فعالیت‌های او در کجای پروژه دیده می‌شوند.

  • برنامه‌ریزی و زمان‌بندی

در این مرحله از پروژه باید جزییات، زمان‌بندی، فازبندی و سایر بخش‌های اجرایی پروژه به طور کامل مشخص شود. در این مرحله کلیات پروژه به چندین و چند کار، فعالیت و تسک کوچک شکسته شده و وظایف هر فرد به طور کامل با تاریخ اجرا و جزییات مشخص می‌شود. این مرحله بسیار وقت‌گیر، حساس و سرنوشت‌ساز است. باید دقت کنید در این مرحله چیزی از قلم نیفتد.

  • اجرا

پس از آن که کار پروژه کامل مشخص و زمان‌یندی‌ها تعیین شد، وقت آن است که فاز اجرایی پروژه کلید بخورد. در این مرحله پروژه رشد کرده و خروجی‌های آن یکی پس از دیگر مشخص می‌شوند. در این مرحله احتمالا با چالش‌ها و موانع مختلف و البته پیش‌بینی‌نشده‌ای مواجه خواهید شد که اصل نگرانی‌های پروژه را ایجاد خواهند کرد.

  • خاتمه

در آخر وقتی با وجود همه مشکلات، چالش‌ها، موانع و… فاز اجرایی پروژه هم نهایی شد و اهداف پروژه به دست آمد، می‌توان گفت پروژه تکمیل و نهایی شده است. در این مرحله پروژه و همه خروجی‌های آن به مشتری یا درخواست‌دهنده آن تحویل داده شده و پروژه رسما تمام خواهد شد.

چرخه عمر پروژه‌ها مشخص و محدود است.

یک پروژه موفق به چه پروژه‌ای گفته می‌شود؟

هر پروژه‌ای خوب یا بد، با هر خروجی مشخص تمام می‌شود. گاهی ممکن است پروژه‌ای به نتایج موردنظر رسیده و خروجی درست را تحویل درخواست‌دهنده دهد، اما به دلیل اینکه در زمان موردنظر یا با بودجه منطقی تعریف شده به پایان نرسیده، به عنوان یک پروژه موفق زیر سوال رود. بنابراین از کجا می‌توان گفت یک پروژه موفقیت‌آمیز بوده است؟

  • زمانی که پروژه سودآور شده باشد؟
  • هنگامی که در محدوده بودجه مشخص شده تمام می‌شود؟
  • وقتی در بازه زمانی تعیین شده کامل و نهایی می‌شود؟
  • در صورتی که خروجی‌های هدف به دست آید؟

با وجود رشد این علم هنوز هم نمی‌توان معیار ثابت و دقیقی را برای تعرف مدیریت پروژه نام برد. اما به طور کلی می‌توان گفت عوامل «زمان، بودجه و عملکرد» معیارهای تعیین موفقیت پروژه هستند.

1. زمان پروژه چطور باید باشد؟

پروژه‌ها باید در بازه زمان تعیین شده به نتیجه رسیده و نهایی شوند. هیچ پروژه‌ای نمی‌تواند مادام‌العمر ادامه پیدا کند و باید بر اساس پیش‌بینی‌ها در زمان گفته شده به نتیجه برسد. پس اولین معیار موفقیت پروژه اتمام آن در محدوده زمانی اعلام شده است.

پس حتما حواستان باشد پروژه طبق فازبندی و زمان‌بندی گفته شده پیش برود، نه اینکه از آن جلوتر یا عقب‌تر باشد!

زمان بندی پروژه ها

2. هزینه‌های پروژه چگونه است؟

معیار بعدی برای بررسی موفقیت پروژه، توجه به هزینه‌های آن است. برای هر پروژه‌ای بودجه محدودی در نظر گرفته شده است. شما به عنوان مدیر پروژه باید بتوانید هزینه‌ها را مدیریت کرده و از اتلاف آن جلوگیری کنید. هرچه بتوانید پروژه‌ها را با هزینه کمتر و البته کیفیت مناسب، قابل‌قبول یا عالی به پایان برسانید، پروژه موفقیت بیشتری خواهد داشت.

در نتیجه به این مورد توجه کنید که آیا پروژه با همان بودجه و هزینه گفته شده، تمام شده یا خیر؟

3. عملکرد پروژه به چه شکل است؟

هر پروژه‌ای باید خروجی‌های مشخصی داشته باشد. خروجی‌هایی که در آغاز پروژه به عنوان هدف تعیین می‌شوند. رسیدن به این اهداف، کیفیت زمانی و خروجی متخصصان تیم، شیوه ارتباط آن‌ها با هم و… همه‌وهمه از عملکرد پروژه به شما می‌گویند. به طور کلی یک پروژه اهداف مشخصی دارد و افراد می‌دانند در این پروژه قرار است چه کاری انجام دهند. پس این مورد خودش یکی از معیارهای موفقیت پروژه محسوب می‌شود.

پس پاسخ به این سوال که آیا پروژه مورد نظر طبق درخواست‌های کارفرما پیش رفته و خروجی مورد نظر را به دست آورده یا خیر، نشان از موفقیت پروژه دارد.

مدیریت پروژه

4. آیا مشتری پروژه را تایید کرده است؟

این معیار هم برای آن است که مشخص شود احساس مشتری نسبت به خروجی‌ها، اهداف، عملکرد و… چیست؟ آیا پروژه موردنظر با همه خروجی، موفقیت و… خود با خواسته‌ها و توقعات کارفرما هماهنگ است یا خیر؟

بنابراین پس از پایان پروژه در چند جلسه همه خروجی‌ها، هزینه‌ها، زمان‌بندی، دستاوردها و… آن با مشتری در میان گذاشته می‌شود تا مشخص شود طبق قرارداد خواسته‌های منطقی و مکتوب مشتری به دست آمده است یا خیر؟

منشور مدیریت پروژه چیست؟

منشور مدیریت پروژه یک سند کتبی و مورد توافق همه افراد دخیل در پروژه است که موارد زیر را در بر می‌گیرد:

  • مزایای پروژه برای سازمان
  • شرح مختصری از اهداف
  • چهارچوب زمانی مورد انتظار
  • بودجه و منابع در دسترس
  • اختیارات مدیر پروژه
  • امضای اسپانسر

منشور مدیریت پروژه چیست؟

تعریف کردن منشور مدیریت پروژه باعث می‌شود مدیران ارشد اهداف و خواسته‌های موردنظرشان از پروژه را به طور واضح بیان کنند. به این ترتیب همه می‌دانند دقیقا چه اهدافی با چه اعداد و ارقامی مورد نظرشان است.

سپس به تناسب خواسته‌های پروژه زمان و بودجه معقولی به پروژه تعلق پیدا خواهد کرد. در گام بعدی نیروی انسانی و تیم‌سازی مشخص می‌شود. اختیارات و امکانات در دسترس مدیر پروژه تعریف می‌شود و همه چیز به طور کامل نوشته می‌شود تا هیچ فردی زیر قرار تعیین شده نزند.

با وجود این منشور ابهام، توصیف کلی، عدم‌شفافیت و… از اهداف سازمان جدا خواهد شد. در نتیجه همه چیز کاملا شفاف است و مدیران پروژه باید با دقت روی این بخش زمان بگذارند. این موضوع باعث می‌شود مدیران پروژه در نهایت با یک پروژه شفاف و کارهای دقیق مواجه باشند.

انواع روش‌های مدیریت کردن پروژه

از انواع روش‌های مدیریت کردن پروژه چه می‌دانید؟

مدیریت پروژه شیوه‌های گوناگونی دارد. آشنایی با همه این روش‌ها برای مدیران پروژه الزامی است. شما باید بتوانید به تناسب هر پروژه یکی از روش‌های گفته شده را مورد استفاده قرار دهید.

1. مدیریت آبشاری پروژه

این شیوه با مدیریت سنتی پروژه تفاوت زیادی ندارد و فقط هشدارهایی را بیان می‌کند که قبل از شروع کار باید آن‌ها را بدانید. مراحل کار به‌صورت خطی هستند و شما را در راستای رسیدن به اهدافتان یاری می‌کنند. در این روش توجه به جدول زمانی و تداوم کارها مساله‌ای بسیار مهم محسوب می‌شود. با این روش می‌توانید پس از اتمام کارهای کوچک، کارهای بزرگ‌تر را آغاز کرده و برای انجام آن‌ها، تیم خود را گسترش دهید.

این شیوه برای پروژه‌هایی مناسب است که کارها در آن به صورت زنجیره‌ای است و کارها در ادامه هم انجام می‌شوند.

انواع روش‌های مدیریت کردن پروژه

2. مدیریت پروژه چابک

شما با  تکیه بر 12 اصل مانیفست، می‌توانید با این روش پروژه خود را مدیریت کنید. این روش روی بهبود مستمر محصولات و خدمات ارائه داده شده به مشتریان توجه زیادی دارد و دراصل کیفیت تولیدات را تا حد زیادی بالا می‌برد. با این کار می‌توانید رضایت مشتریان خود را به میزان زیادی جلب کنید. طبیعتا به تناسب فعالیت هر سازمان نوع محصول و مشتری متفاوت است، برای مثال این محصول می‌تواند یک ساختمان باشد و مشتری صاحب ساختمان، یک محصول آرایشی بهداشتی، کمک‌های امدادی پس از بلایای طبیعی، ساخت پل، ایده دکوراسیون یا یک کمپین و جشنواره فروش باشد و…

در این روش از مدیرتی پروژه نباید روند کارها را به شکل مرحله‌به‌مرحله طی کنید. در عوض باید مراحل مختلف هر پروژه به‌طور موازی با دیگر اعضا در میان گذاشته شود. شما با این کار می‌توانید درصد خطاها را تا حد زیادی کاهش داده و بدون نیاز به پرداخت ضرر، همه مراحل اشتباه را قبل از انجام، اصلاح کنید.

3. مدیریت ناب پروژه

این روش همه چیز درباره جلوگیری از اتلاف وقت و منابع را برای شما روشن می‌کند. فرم کلی این روش ابتدا از کشور ژاپن شکل گرفت. آن‌ها دنبال روشی بودند که بتوانند به مشتریان با منابع مالی و زمان کم، خدمت‌رسانی کنند. در این شیوه هر لحظه باید به این سوال پاسخ دهید که به چه شکل می‌توان کمترین اتلاف را در زمان، هزینه و منابع داشت؟

مدیریت هر پروژه روش‌های مختلفی دارد که ما سعی کردیم پرکاربردترین آن‌ها را برای شما بگوییم. در نهایت یادتان باشد برای استفاده هریک از این شیوه‌ها برای مدیریت پروژه باید ابتدا نوع پروژه، هدف، منابع و… را بررسی کنید.

مدیریت پروژه

نمونه‌ای از یک مدیر پروژه

فکر کنید شخصی می‌خواهد تیمی را برای توسعه یا تولید محصولات نرم‌افزاری مدیریت کند. آن‌ها با شناسایی وظایف پروژه کارخود را آغاز می‌کنند. مدیر پروژه باید بخش‌های مختلف پروژه را به متخصصان واگذار کند. او باید توسعه‌دهندگان، مهندسان، برنامه‌نویسان و متخصصان زیادی را بشناسد تا بتواند انجام کارها را به آن‌ها بسپارد. مدیر پروژه وظایف و برنامه‌ها را مشخص کرده و زمان انجام آن‌ها را اعلام می‌کند.

بیشتر مدیرهای پروژه روند پیشرفت کار را به‌صورت تصویری با نمودار گانت یا نمودارهای PERT نشان می‌دهند. با انجام این کار مشخص می‌شود که هریک از افراد دخیل در پروژه چند درصد از وظایف خود را انجام داده است. مدیر پروژه باید بخشی از بودجه را کنار گذاشته و آن را برای استفاده در شرایط پیش‌بینی‌نشده نگهداری کند. یکی‌دیگر از وظایف مدیر پروژه این است که از داشتن ابزار و وسایل کافی مطمئن شود. او باید همه تجهیزات لازم برای انجام پروژه را فراهم کند.

مدیریت منابع انسانی

زمانی که یک شرکت بزرگ، چند شرکت کوچک‌تر را خریداری می‌کند، مدیر پروژه باید نیروها را مدیریت کرده و آن‌ها را در بخش‌های مختلف، مشغول به کار کند. یکی‌دیگر از وظیفه‌های این شخص ادغام شرکت‌ها و مشخص کردن اهداف است که اعضا باید با تلاش مستمر به این اهداف برسند.

شاید یک مدیر پروژه به خیلی از دانش‌های فنی تسلط کلی یا جزئی داشته باشد، اما نباید وقت خود را برای انجام این کارها هدر کند، او باید پروژه را به بهترین شکل مدیریت کند. این شخص باید چشم‌اندازها را مشخص کرده و با برنامه‌ریزی دقیق به اهداف مورد نظر برسد. برای مدیریت منابع انسانی و ادغام نیروها شما نیاز دارید که نکاتی درباره رهبر شدن را بدانید.

مدیریت منابع انسانی

نکاتی درباره مدیریت کردن پروژه

  • پروژه موفق باید شامل بخش‌های برنامه‌ریزی، شروع، اجرا، نظارت و اتمام کار باشد.
  • روش‌های مختلفی ازجمله سنتی، آبشار، چابک، لاغر و… وجود دارد که مدیر پروژه باید نسبت به شرایط پروژه و نیروها، یکی از آن‌ها را انتخاب کند.
  • مدیریت کردن پروژه در بیشتر کسب‌وکارها استفاده می‌شود و تاثیر زیادی در موفقیت شرکت ساختمانی، مهندسی و شرکت‌های دانش بنیان دارد.

از گذشته تاکنون مدیریت پروژه اهمیت زیادی داشته، اما رفته رفته اهمیت آن برای ارگان‌ها افزایش می‌یابد. ما سعی کردیم مواردی که یک مدیر پروژه باید بداند را توضیح بدهیم. اگر شما تجربه دیگری دارید، خوشحال می‌شویم آن را با ما به اشتراک بگذارید.