چطور جلسات کاری موفق و پربازدهی داشته باشید؟

جلسات کاری گردهمایی‌های مهمی هستند که برای حل مشکلات، تصمیم‌گیری برای آینده و بررسی وضعیت فعلی شرکت برگزار می‌شوند. از آن‌جا که جلسات کاری در تعیین میزان رشد و موفقیت یک کسب‌و‌کار مهم هستند، باید به آن‌ها اهمیت ویژه‌ای داد. درغیر این صورت بی‌شک جلسات بازدهی چندانی نداشته و راه به‌جایی نخواهند برد. در کاغذرنگی نکاتی برای داشتن جلسات کاری موفق و پربازده برای شما آماده کرده‌ایم؛ با ما همراه باشید.

1. اهداف خود را مشخص کنید

مشخص نبودن هدف جلسه می‌تواند بازدهی جلسات را کم کند. در بعضی اوقات هم شاید باعث شود نتیجه جلسه نامطلوب باشد. چراکه افراد حاضر در جلسه نمی‌دانند دقیقا دنبال چه چیزی هستند و در جلسه باید چه بگویند. برای حل این مشکل باید اهداف و دستور جلسه را به صورت مکتوب و البته کوتاه بنویسید و مطمئن شوید حداقل یک روز قبل جلسه این دستور به اعضای تیم منتقل شده است.

همچنین برای نتیجه‌گیری بهتر می‌توانید اطلاعات مهمی را که ممکن است بعضی افراد جلسه از آن اطلاعی نداشته باشند، در دستور جلسه خود قرار دهید تا همه افراد شرکت‌کننده اطلاعات یکسانی داشته باشند.

یک نکته کاربردی

برای جلساتی که به‌طور منظم و برای منظور مشخصی برگزار می‌شوند، مانند جلسه وضعیت هفتگی در یک پروژه، می‌توانید با ایجاد یک دستور جلسه ثابت در وقت صرفه‌جویی کنید. در این حالت فقط باید نکات جدید را لیست کرده و درصورت نیاز در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید.

2. زمان جلسه را مدیریت کنید

توجه به زمان جلسه، یکی از مهم‌ترین عوامل در هر جلسه است. به‌طوری‌که باید متناسب با اهداف جلسه زمانی را برای آن تنظیم کنید. به‌همان‌ میزان که زمان کلی جلسه مهم است، زمان شروع و پایان آن هم اهمیت دارد. باید دقت کنید جلسه سروقت شروع و پایان یابد. البته فراموش نکنید گاهی اوقات سروقت تمام کردن جلسات می‌تواند باعث شود جلسه بدون نتیجه به اتمام برساند؛ بنابراین در مواقعی که جمع‌بندی و نتیجه‌گیری به زمان بیشتر نیاز دارد، بگذارید جلسه بکمی یشتر از حد معمول طول بکشد.

تحت هیچ شرایطی زمان جلسه را نادیده نگیرید. اگر در حال برگزاری یک جلسه بزرگ یا پیچیده هستید و توجه به زمان جلسه برای شما دشوار است، از یکی از افراد بیرون جلسه بخواهید مسئول این‌ کار باشد.

3. از حضور افراد ضروری در جلسه مطمئن شوید

افراد حاضر در اتاق جلسات یک عامل مهم در اثربخش بودن جلسه به‌حساب می‌آیند. بنابراین حتما افرادی را به جلسات دعوت کنید که وجود آن‌ها ضروری بوده و باعث اثربخش بودن جلسه می‌شوند. تصور کنید در جلسه‌ای شخص اصلی مثلا مدیر یا مدیر اجرایی، حضور ندارد. در نتیجه نمی‌توانید هیچ تصمیم مهمی بگیرید و جلسه هیچ ارزشی ندارد.

این نکته را هم فراموش نکنید، اگر مسئولیت دعوت حضار را بر عهده شخص دیگری گذاشته‌اید؛ حتما لیست افرادی که قرار است در جلسه حضور پیدا کنند را مرور کنید و از حضور افرادی که به اثربخشی جلسه کمک می‌کنند، مطمئن شوید.

یک نکته کاربردی برای برگزارکنندگان و شرکت کنندگان جلسه کاری

برگزارکنندگان جلسه

تعداد افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند را محدود کنید. هدف از جلسات تصمیم گیری و انجام کار است. بنابراین لزومی ندارد افرادی که واقعا حضورشان ضرورتی ندارد به جلسه دعوت کنید. بدرغیر این صورت ممکن است بعضی حاضران در جلسه صرفا تماشاگر باشند و مهم‌تر از همه اطلاعاتی را که شاید نباید بدانند، در این جلسات خواهند دانست.

شرکت‌کنندگان در جلسه

به‌‌عنوان یک شرکت‌کننده قبل از رفتن به جلسه، لیست شرکت‌کنندگان را مرور کنید. درصورتی‌که به آن دسترسی ندارید، هنگام دعوت درباره افراد حاضر در جلسه سوال کنید. بررسی کنید همه افراد را به‌خوبی می‌شناسید یا خیر؟ اگر نام‌های ناآشنایی را می‌بینید آن‌ها را در فهرست سازمان خود (یا در LinkedIn) جستجو کنید. این کار در آمادگی بهتر شما برای حضور در جلسه و احیانا گزارش دادن به مدیران بالادست کمک خواهد کرد.

4. برای مدیریت بحث‌ها از شیوه “Parking Lot” استفاده کنید

این شیوه مفید دو مزیت دارد:

1- به تمرکز روی موضوع مورد بحث کمک می‌کند.

2- نکات مهمی را که توسط حاضرین مطرح شده، تصدیق می‌کند.

به‌عنوان یک برگزارکننده جلسه برای مدیریت بحث‌های موضوعی به روش “Parking Lot” طبق مراحل زیر عمل کنید.

1. در ابتدا توضیح دهید انتظار دارید همه افراد بحث‌های خود را در راستای موضوع موردنظر انجام دهند. علاوه‌براین توضیح دهید این‌کار به جلسه کمک می‌کند تا پایدار بوده و به‌موقع به پایان برسد.
2. سند دستور کار جلسه را به‌عنوان راهنما کنار دست خود داشته باشید.
3. دستور جلسه را هر چند دقیقه یک‌بار مرور کنید.
4. روی بحث نظارت داشته و در گفت‌وگوها شرکت کنید.
5. وقتی شخصی نکته جالبی مطرح کرد که به موضوع مورد بحث مربوط نمی‌شد، به‌جای این‌که مستقیما به‌او بگویید «این موضوع مربوط به این جلسه نیست» یا به او اعتراض کنید، چیزی شبیه این را بگویید: «برای نکته‌ جالبی که گفتید متشکرم. با‌این‌حال این نکته به جلسه مربوط نمی‌شود. آن را یادداشت می‌کنم تا در موقع مناسب موردبررسی قرار دهیم.»

5. نکات و تصمیم‌گیری‌های مهم را از قبل اطلاع‌رسانی کنید

هر از گاهی تصمیمات مهمی در جلسات موردبحث قرار می‌گیرند. مثل این‌که چه پروژه‌هایی ارزش سرمایه گذاری داشته یا کدام پروژه باید به‌حالت تعلیق درآید، یا حتی قرارداد آن فسخ شود. تصمیمات جدی مانند این موارد باید از قبل به اعضا اطلاع‌رسانی شوند. این‌کار از غافل‌گیری افراد حاضر در جلسه جلوگیری کرده و باعث می‌شود با آمادگی قبلی در جلسه حضور پیدا کنند؛ نتیجه جلسه هم طبیعتا بهتر خواهد بود.

6. در طول جلسات یادداشت‌برداری کنید

یادداشت‌برداری در جلسات یک مهارت اساسی است. دلیل اصلی یادداشت‌برداری در جلسه، ثبت هرگونه سوال یا تکلیفی است که به شما گفته می‌شود. بهتر است تاحدامکان سعی کنید از لپ‌تاپ، تبلت یا… برای یادداشت‌برداری استفاده نکنید. یادداشت‌برداری با این وسایل ممکن است باعث شود افراد حاضر در جلسه به‌اشتباه فکر کنند در حال انجام کار دیگری مثل چک کردن ایمیل هستید. در عوض به جای استفاده از لپ‌تاپ و تبلت بهتر است از کاغذ برای یادداشت استفاده کنید.

7. پیگیر باشید

همه چیز تنها به برگزاری جلسه ختم نمی‌شود، باید بعد از جلسه هم پیگیر باشید. تماس تلفنی، فرستادن ایمیل برای یادآوری وظایف اعضا و پیگیری وضعیت پیشرفت کارها از جمله کارهایی هستند که باید انجام دهید.

گرچه نکاتی که در این مطلب گفته شد، ساده به‌نظر می‌رسند، اما رعایت آن‌ها بی‌شک بازدهی جلسات شما را بالاتر برده و نتیجه نهایی جلسه هم مطلوب‌تر خواهد بود.

نظر شما چیست؟ آیا این موارد برای داشتن جلسات کاری موفق و پربازده کاربرد دارند؟ تجربیات، نظرات و پیشنهادات خود را از طریق بخش نظرات با ما و سایر کاربران کاغذرنگی درمیان بگذارید.